07/08/2016

Désadministrons nos entreprises

Plusieurs grandes entreprises et institutions sont très bureaucratiques. Les années passant, elles accumulent les rapports, indicateurs, contrôles, PV, documents ou actes administratifs. Elles empilent les couches administratives, sans remettre en question l’existant. Stressées par l’élaboration de ces colossaux travaux, elles oublient de se poser ces questions toutes simples : A quoi sert cette action ? Quelle valeur est créée par celle-ci ? Quelle décision prépondérante ai-je prise grâce à elle ? Supprimer le superflu administratif pour se concentrer sur les activités créant de la valeur devrait pourtant être au cœur de l’optimisation de chaque société ou administration. La diminution des coûts devient ainsi une conséquence d’une amélioration et non pas un but, souvent linéaire et contre-productif. Ce potentiel de simplification est sous nos yeux. Tous les jours, avec un bon sens critique, vous pouvez bouleverser des habitudes coûteuses. Prenons un exemple … L’usage est de rédiger des procès-verbaux dans maintes séances. Si le PV d’un Conseil d’administration ou d’une séance de direction peut être utile, voire obligatoire, parfois même légalement, est-il utile dans des réunions plus sectorielles ou plus opérationnelles ? En posant la question aux participantes et participants, la réponse sera rapidement positive, une négation pouvant passer pour un manque d’intérêt. Mais, à vrai dire, leurs réponses sont-elles justifiées ? Reposez la même question, mais cette fois-ci, individuellement, en faisant un tour de table. Et complétez-la en exigeant de chacune et chacun de donner l’exemple de sa dernière utilisation ayant créé de la valeur pour l’entreprise. Vous verrez vite la limite d’utilisation de ces documents. On vous dira peut-être qu’on utile ces traces pour savoir ce qui a été dit, il y a plusieurs mois. Mais là encore, pour quoi faire ? Pour prouver à l’autre qu’il s’est trompé. Pour lui démontrer qu’il a changé d’avis. Bref que des éléments négatifs créant davantage de tensions que d’efficience. Durant des années nous avons accumulé de la bureaucratie. Partout ! Dans les administrations comme dans les multinationales. Il est temps d’alléger ces structures, de les rendre plus agiles. La désadministration est une optimisation sous le coude de chaque manager. Chaque société devrait s’engager dans un pacte de simplification rendant le service à la clientèle plus simple et moins cher ; et le boulot des collaboratrices et collaborateurs plus motivant. Alors osons le changement ! Christian Brunier, Directeur général de SIG, une entreprise où le potentiel de désadministration reste important. Mais, l’action est en cours …

16:44 Publié dans Economie | Lien permanent | Commentaires (4)

Commentaires

Bonjour. Pas d'accord concernant la suppression des PV de Conseil d'administration ou d'autres organes supérieurs. Le problème est surtout ce que l'on y fait avec. Est-ce qu'un orgnane traite ces documents? Je sousentend un vrai organe de gouvernance et non une présidence étatique de parade par exemple. En outre, les responsabilités des différentes entités doivent etre clairement définies et connues par le public et comme avec la Loi Sarbanes Oxley, les sanctions relatives aux fonctions etre automatiquement activées et ne plus permettre à ces hauts cadres de dire que l'on est pas au courant d'un problème si l'on détient une fonction et ses avantages, salariaux notemmment. Droits et obligations doivent etre clairement en équilibre.
Ces documents sont très importants afin de s'assurer que cet organe est en adéquation et a réellement une vision d'avenir. Ces documents devraient en outre etre disponibles au public au travers de la LIPAD. Après tout, avec les deniers publics tout doit etre transparent. On peut cependant accepter que des informations sur des futures acquisitions stratégiques soient rendues confidentielles si l'entité est en situation concurrentielle. Les autres décisions courantes peuvent etre publiques à mon avis et sur la base de mon expérience professionnelle.

Écrit par : Manuel Alonso Unica | 11/08/2016

Le titre de votre billet n'a pas manqué de me faire de l'oeil. Qui pourrait décemment et honnêtement ne pas applaudir à toute mesure destinée à diminuer les contraintes administratives ?
Pourtant j'abonde dans le sens de Manuel concernant les PV et autres CR. Et surtout au niveau opérationnel ! Il sont la trace des décisions prises et la garantie du suivi.

Vous semblez ne voir que le caractère négatif des règlements de comptes alors que ces documents permettent justement de gagner un temps précieux en vérifiant qui a dit quoi et ce qu'on en a fait. Ils permettent aussi de vérifier si nous ne faisons que palabrer ou si les séances permettent des votes qui mènent à des décisions. L'historique de ces décisions est aussi très précieux car ce n'est que plus tard qu'on pourra mesurer effectivement les effets de nos décisions et il sera alors important de comprendre ce qui a mené le conseil à les prendre.

Oui, lors de ma participation à la commission du suivi de la loi sur les taxis, nous avons cumulé des centaines d'heures de séances dûment protocolées.
Je dois avouer que ça n'a servi à rien. Pourquoi ? Parce que presque rien n'a jamais été fait par les autorités et que nous devions revenir inlassablement avec les mêmes sujets non traités. C'est devenu caricatural. A tel point que j'ai tout simplement perdu la foi en nos institutions et en la bonne volonté des fonctionnaires dans les divers services de l'Etat.

C'est ça qu'il faut changer ! Les personnes en charge semblent se gargariser de ces lourdeurs administratives qui justifient leur poste et toute une hiérarchie inopérante qui permet de diluer les responsabilités à un point tel que les administrés ne trouvent plus de personne de contact et renoncent.

Même la LIPAD est devenu un gag depuis que les préposées à la protections des données, qui faisaient un peu trop bien leur travail, ont été écartées au profit d'un homme de paille, imposé par la loi.

Je savais pourquoi je résistais à lire votre billet. Il me replonge dans la médiocrité des services de l'Etat et je m'attendais bien à de piètres justifications. Mais là c'est plus grave car vous tentez d'obtenir plus de pouvoir, moins de contrôle et de suivi, pour mieux continuer à ne rien faire.
C'est pathétique, désolant, frustrant et destructeur. Car par votre attitude, vous contribuez activement au délitement des institutions et la perte de crédibilité de leurs acteurs qu'ils soient collaborateurs, décideurs ou simples politiques.

Et l'allusion aux entreprises du privé ne trompera personne, car dans les grandes sociétés transnationales et dans toutes les entreprises d'importance qui réussissent, le comportement que je décris ici est sanctionné par un licenciement immédiat en parfaite conformité contractuelle puisque les collaborateurs ont accepté d'être évalués au mérite.

Écrit par : Pierre Jenni | 11/08/2016

Je vous remercie de l’intérêt que vous portez à mon texte. Je n’ai malheureusement pas été assez clair. Comme vous, je milite pour la transparence des entreprises, dans le respect du secret normal et éthique des affaires. Mais sans superflu. Mon passé et mon présent prouvent mes engagements dans ce sens. En tant que dirigeant d’une entreprise publique, je considère, de surcroît, tout à fait normal de rendre des comptes, régulièrement, aux élu-e-s politiques, à la population, aux entreprises et aux institutions qui sont souvent, à la fois, les propriétaires et les clients de SIG. Les PV sont naturellement indispensables dans les organes de gouvernance. Les institutionnaliser dans toutes les séances, et avec un niveau de détail, élevé, c’est non seulement perdre du temps et de l’argent, mais c’est aussi noyer l’essentiel. Nos visions ne sont donc pas si éloignées …

Écrit par : Christian Bruneir | 11/08/2016

Bon, j'y ai été un peu sec. Il semble que les SIG ne fassent pas si mal dans l'ensemble et je n'ai pas suffisamment d'informations pour évaluer vos performances à la tête de cette régie semi-autonome.
Vous l'aurez compris, je parle de l'administration publique en général.
Je pourrais, par exemple, vous communiquer la dernière expérience de ma fille, majeure depuis peu, qui a dû batailler pendant plus de six mois avec l'office de la population pour enregistrer un changement d'adresse.
Il serait peut-être aussi intéressant d'analyser l'option choisie par M. Pierre Maudet qui a supprimé un échelon entier de son département, la Direction Générale des Affaires Economiques. Un peu comme l'avait fait Blocher lorsqu'il était Conseiller fédéral à la tête de justice et police, en virant six hauts cadres sur sept.
Alors oui, l'administration devrait se réformer en profondeur mais il faut des capitaines courageux pour lancer ces chantiers qui impliquent beaucoup plus que la diminution de paperasse et certainement pas l'abandon des procès verbaux qui sont justement les outils les plus précieux pour effectuer ces changements sur des bases concrètes, des faits avérés.

Écrit par : Pierre Jenni | 12/08/2016

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